Gruppeprojekt på studiet, møde i foreningen, forældremøde, første møde i et nyt job eller bare en fællesmiddag med vennerne. Før eller siden er det dig, der skal samle folk. Og det svære er sjældent selve mødet, men alt det før: Hvornår kan alle? Hvad skal vi snakke om? Og hvem skriver det ned? Her er opskriften, trin for trin.
Hvorfor skal et møde planlægges?
Et møde uden plan bliver tit langt, rodet og ender uden beslutninger. Kan du ikke sige formålet i én sætning, så overvej, om en besked, en mail eller et hurtigt opkald kan klare det i stedet. Et godt møde er kort, har et mål, og alle går derfra og ved, hvad der skal ske nu.
Hvordan planlægger man et møde, trin for trin?
Skriv formålet i én sætning
Start med målet, ikke med datoen. Skriv fx “Vi skal beslutte, hvem der laver hvilken del af opgaven” eller “Vi skal vælge dato og budget til sommerfesten”. Den sætning skal stå øverst i invitationen, så alle ved, hvorfor de kommer.
Invitér kun dem, der skal bruges
Færre deltagere giver kortere møder. Spørg dig selv, hvem der skal være med for at nå målet. Resten kan få et kort referat bagefter. Jo flere der deltager, jo flere meninger og jo længere tager det.
Find en dato, der passer alle
Drop den lange tråd i gruppechatten. Brug en gratis datoafstemning i stedet. På hvemkan.dk skriver du titel og dit navn, trykker på de datoer, du vil foreslå, og deler linket i chatten, på mail eller som QR-kode. Alle svarer Ja, Måske eller Nej, og du kan se med det samme, hvilken dato flest kan. Det kræver ikke login, og der er ingen reklamer.
Find en dato på hvemkan.dk →Skriv en kort dagsorden med tider
Tre til fem punkter er nok til de fleste møder. Skriv ud for hvert punkt, hvor lang tid det må tage, og om det er til orientering, drøftelse eller beslutning. Det vigtigste punkt skal ligge først, mens alle er friske. Slut altid med punktet “Hvem gør hvad, og hvornår?”.
Send dagsordenen i god tid
Send den senest dagen før, gerne to dage før. Skal folk læse noget på forhånd, så send det med samtidig. Skriv også sted, tidspunkt og eventuelt videolink i samme besked, så ingen skal lede.
Fordel rollerne
Aftal, hvem der leder mødet, og hvem der tager noter. Mødelederen holder tiden og sørger for, at alle får ordet. Referenten skriver beslutninger og aftaler ned, ikke hele snakken.
Hvor lang tid skal et møde vare?
Så kort som muligt. Mange møder kan klares på 20 eller 30 minutter, og de fleste bør ikke vare mere end 45 minutter. Sæt hellere et nyt møde end at lade et møde trække ud. Her er en tjekliste, du kan følge:
| Hvornår | Det gør du |
|---|---|
| 1-2 uger før | Find dato |
| Når datoen er valgt | Book sted |
| 1-2 dage før | Send dagsorden |
| Under mødet | Hold tiden |
| Samme dag efter | Send referat |
Hvad gør man under selve mødet?
Start med at sige formålet og hvornår I slutter. Følg dagsordenen punkt for punkt. Tal nogen meget, så tag en runde, hvor alle siger noget kort, så de stille også bliver hørt. Kører en snak fast, så skriv punktet op til næste gang og gå videre.
Hvad skal der ske efter mødet?
Send et kort referat samme dag eller dagen efter. Det behøver kun at indeholde tre ting: hvad I besluttede, hvem der gør hvad, og hvornår det skal være klar. Er der brug for et nyt møde, så find datoen med det samme, mens alle er samlet, eller send en ny afstemning.
Hvad hvis ingen datoer passer alle?
Vælg den dato, hvor flest kan, og især dem, der er vigtigst for beslutningen. Tilbyd et videolink, så dem, der ikke kan møde fysisk, kan være med. Er der stemmelighed, så foreslå kun de bedste datoer igen, eller tag beslutningen selv som arrangør.
Hvem kan hjælpe dig?
Til at finde en dato kan du bruge hvemkan.dk, der er gratis, dansk og non-profit, og som du kan skrive til på kontakt@hvemkan.dk. Skal du holde møde i en forening, har mange organisationer færdige skabeloner til dagsorden og referat, fx Ældre Sagens redskab “Det gode møde”. Er mødet en jobsamtale, så læs hvad du skal sige til en jobsamtale, og find flere guides om arbejdslivet under Karriere.
Kort opsummering
Skriv formålet i én sætning, invitér kun de nødvendige, og find datoen med en datoafstemning i stedet for en lang chattråd. Send en kort dagsorden med tider i god tid, start og slut til tiden, og afslut med at aftale, hvem der gør hvad. Send et kort referat bagefter, så sker der noget.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan finder man en dato, der passer alle?
Brug en gratis datoafstemning som hvemkan.dk. Du foreslår nogle datoer, deler linket, og alle svarer Ja, Måske eller Nej. Så kan du se, hvilken dato flest kan.
Hvad skal en dagsorden indeholde?
Formålet med mødet, 3-5 punkter med tid på hvert, om punktet er til orientering, drøftelse eller beslutning, og til sidst “hvem gør hvad, og hvornår”.
Hvor lang tid i forvejen skal man sende dagsordenen?
Senest dagen før, gerne to dage før, især hvis deltagerne skal læse noget på forhånd.
Hvad skal der stå i et referat?
Hvad I besluttede, hvem der gør hvad, og hvornår det skal være klar. Det skal være kort, og det skal sendes hurtigt efter mødet.